İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Konferans salonunda düzenlenen seminerde konuşan Genel Sekreterimiz Yrd. Doç. Dr. İbrahim Baz, yönetici ile lider arasındaki farkın neler olduğunu, yöneticinin, organizasyonun kurumlar için nasıl bir öneme sahip olduğunun altını çizerek, protokolün resmi nezaket olduğunu ve bunun mutlak surette uygulanması ve protokol kurallarına kesinlikle uyulması gerektiğini vurguladı. Yaklaşık 2 saat süren seminerde konuşan Genel Sekreterimiz Yrd. Doç. Dr. İbrahim Baz, şunları söyledi; “ İnsan sosyal bir varlıktır ve birlikte yaşar. Bundan dolayı da organizasyonlar da canlıdır ve öğrenen bir varlıktır. Yönetim ve organizasyonun temel öğesi öğrenen ve gelişen bir organizasyon olmasıdır. Bunu kapattığınız zaman donmuşsunuzdur. Çünkü değişmeyen, dönüşmeyen ya delidir, ya ölüdür. Bu değişen ve dönüşen organizasyon için birilerinin aklına ve fikirlerine ihtiyacımız olur, her zaman. İletişim bütün organizasyonlarda temel olgudur. Bu sosyal yaşamda da böyledir, kurum içi ve dışında da hatta protokolde de böyledir. Güncel bir örnek vereyim; Artvin Valisi, bir siyasi partiyi ziyarete gidiyor ve il başkan yardımcısı tarafından karşılanıyor. Oysa vali hem Cumhurbaşkanını hem de Başbakan’ı temsil eder. Yani vali, hem devleti hem de hükümeti temsil eder ve o kurumun en üst temsilcisi tarafından karşılanmak zorundadır. Ama Artvin valisi o siyasi partinin il başkanı yerine başkan yardımcısı tarafından karşılanıyor. Bu da büyük bir protokol krizine neden oldu. İşin perde arkasında ise vali normalde saat 15.00’da gelmesi gerekirken saat 17.00’da siyasi partiye geldiğinden ve kapıda il başkan yardımcısı olduğundan başkan yardımcısı tarafından karşılanmak durumunda kalıyor. Yaşanan bu protokol krizinin asıl nedeni iletişimsizlik ve o vali büyük ihtimalle görevden alınacak. Yine bir törende karşılaştığım bir örnek daha vereyim; resmi bir törende bir ilin valisi oturmuş, törenin başlamasını bekliyorken, belediyeyi temsilen bir müdür protokolde oturdu. Bu kişi belediye başkanı değil, başkan yardımcısı değil, vekil değil. Belediyenin bir birim müdürü. Vali o müdüre dönerek, “siz kurumunuzu temsil yeteneğiniz yok, o yüzden lütfen buradan kalkın” dedi. Şimdi burada vali belediye adına gönderilen bu kurum müdürünü protokolden kaldırdığında haksız mıdır? Hayır, vali haklıdır. Çünkü kurumda çalışan herkes kurumu temsil yeteneğine haiz değildir. Protokol son derece ciddidir ve bu ciddiyetle yaklaşılması gerekir. Belediye adına protokolde yer alabilecek birisi en azından belediye başkan yardımcısı ya da başkanın vekaletini alabilme konumunda olması gerekir. Biz de kurum dışı yazışmalarda sadece rektör adına yazışmaları yapmaktayız. Protokol derken resmi ilişkilerin nezaket kuralları içerisinde düzenlenmesine denir. Plansızlık, geleceği olmamaktır. Sizin istediğiniz bir gelecek değildir. Büyük adamların amaçları, küçüklerin ise istekleri vardır. Hazır bulunmuşluk seviyemiz çok önemlidir? Otokritik denilen olay çok önemlidir. Bir kurum gelişimi, birim veya birey gelişimi çok önemlidir. Bunun içinde birim veya kişi, kendini gözden geçirmesi hayati önemdedir. Dışarıdan bakmak her zaman içerden gözlem yapmaktan daha önemlidir. Ancak kendimize de abartılı yaklaşmamak gerekir. Protokol, çok önemli ve gerekli bir olaydır ancak yerinde uygulanmadığında veya uygun hareket edilmediğinde çok sıkıcıdır. İnsanın iki kıyafeti vardır; biri giyilen elbise diğeri de beden kıyafeti. Bazen öyle bir insanla konuşursunuz ki “10 numara adam” denilen adam gibi adamdır ve kıyafetine hiç bakmazsınız. Öte taraftan biriyle karşılaşırsınız; çok şık giyinmiştir ama 5 dakikada o kıyafete ve şıklığa yakışmadığını anlarsınız. Koltukla, kıyafetle, araçla adam olunmuyor. O kıyafet ya da makamla uyum halinde olunduğunda adam olunur. Yöneticiler hep yukardan bakar, çok bilir ama az görür. Ezerek, zorba bir yönetimle kimse büyümemiştir, bizler hiç büyümeyiz. Aşağıdan bakıldığında ise “ben merkezlidir.” “Ben bu makamda olsam böyle mi yapardım” diyerek kendini merkeze koyar. Aşağıdakiler az bilir ama çok şey görürler. Alttakinin söylediklerinin tümü doğru mudur? Hayır ama dinlemek gerekir.Tüm yaşamımızda üç önemli alan vardır; özel alan, kamusal alan ve sosyal alan. Kamusal alanda protokol kuralları geçerlidir. Valinin yanında zabıta müdürü oturamaz. Belediyeyi zabıta müdürü temsil edemez. Hiyerarşi olmazsa olmaz. Sosyal alanda ise nezaket kuralları geçerlidir. Protokolde resmi nezaket kuralları, özel alanda ise herkesin kendine göre kural ve kaideleri vardır. Hayat yaşanırken, kişiler arasında iletişim halindeyiz. Bu iletişim ise sözlerden tutun da jest mimiklere, davranış ve hareketlere kadar birçok şekilde gerçekleştirilir. Resmi protokollerde mahrem bölgeye giremezsiniz ve tokalaşma belli bir mesafeden yapılmak zorundadır. Sadece nezaket ve saygı değil aynı zamanda beden dilini de kullanmak zorundasınızdır. Tokalaşmalar mahrem bölgelerine giremezsiniz ve kişisel bölgede gerçekleştirilir. Elini tuttuğunuz kişiyi kendinize çekemezsiniz, aksi taktirde kibir ve gurur yapmış olursunuz. İletişimde kullanılan kelimeler hatırlanma oranı ve etkileme oranı yüzde 10’dur. Ama beden dilinin etkisi yüzde 60’tır. İmajınız, beden diliyle alakalı olanlarla daha etkin hale gelir. Eğer bir kurumda yöneticiyseniz iyi bir temsil yeteneğine sahip olmanız gerekir. Bir insanın imajı kıyafetiyle, nezaketi davranışıyla, bilgisi konuşmasıyla, becerisi işiyle, görgüsü yemesi ve içmesiyle ortaya çıkar. İnsanlar kıyafetleriyle ağırlanır, konuşmalarıyla uğurlanır diye bir söz vardır. Malumunuz, bizim İsrail’le alçak koltuk krizimiz vardı. Protokolde hiç kimse kendini temsil etmez. Herkes kendi kurumunu temsil eder. İsrail’le yaşadığımız alçak koltuk aslında büyükelçimize yönelik değil bizzat Türkiye Cumhuriyeti Devleti’ne yönelik yapılan bir saygısızlıktı. Yine Artvin valisinin il başkan yardımcısı tarafından karşılanması valinin şahsına yönelik değil, valinin temsil ettiği Cumhurbaşkanı’na ve Başbakan’a yönelik yapılan bir tavırdır. Hem devlet temsilcisidir hem de hükümet temsilcisidir, ondan dolayı zabıta müdürü valinin yanına oturamaz. Yöneticiyseniz nerede nasıl davranacağınızı bilmeniz gerekir. Protokol resmi görgü kurallarıdır ve özünde nezaket vardır. Hz. Ali’ye tüküren birinin öldürülmemesi buna benzer. Yöneticinin varlık nedeni sorunların bertaraf edilmesidir ve organizasyonun iyi yapılmasıdır. Protokolde 3 kişi çok önemlidir. Yöneticiler, konuklar ve hanımlar. İngiltere Kraliçesi’nin protokol seremonisi İngiliz anayasasından daha ayrıntılıdır. Yöneticilerin eşleri protokole tabidir. Siz Cumhurbaşkanı’na uyguladığınız protokolü Cumhurbaşkanının eşine de uygulamak zorundasınızdır. Protokolü en iyi uygulayan valilikler ve askeri birimlerdir. Protokol, resmi makamda, resmi otomobillerde, resmi tören ve ziyafetlerde birebir uygulanır. Temsil kişinin itibarı ve kişiliğidir.”
13.02.2013 | Şırnak Üniversitesi